Espace préparation Soirée de mariage en Drôme , Ardèche , Rhône.
Espace préparation
Notre but dans cette zone est de vous guider pour préparer au mieux votre événement.
Le planificateur DJ
Le planificateur DJ, c’est la feuille de route de votre événement.
Elle donnera le rythme général à la soirée, mais il faut savoir que parfois, nous réajustons les temps en fonction du retard ou de l’avance prise.
Dans cette feuille, nous avons tous les éléments essentiels, les moments à conserver et les moments sur lesquels nous pouvons agir en cas de retard.
Le planificateur Photos
Le planificateur photo, c’est la feuille de route, le planning à suivre pour le photographe tout au long de votre événement.
Elle donnera le rythme général de la journée, des préparations à la cérémonie, mais il faut savoir que parfois, nous réajustons les temps en fonction du retard ou de l’avance prise.
Dans cette feuille, nous avons tous les éléments essentiels, les lieux, les horaires, les souhaits spécifiques de shooting, les photos de couples ou de groupe, les photos de la soirée, etc.
Besoin d'aide ?
Pas d’inquiétude, nos formules événementielles incluent un accompagnement systématique, il vous est donc possible de prendre rendez-vous avec nous par téléphone.
Les rendez-vous d’accompagnement peuvent être physiques au studio, téléphonique ou en vidéoconférence.
Et pour les surprises ?
Pour les surprises, les discours, les animations prévues par les invités ou la famille, nous coordonnons tous ça.
Après avoir fait le point sur votre vision de votre soirée, nous ajustons la programmation.
Vos invités peuvent également nous contacter directement par téléphone, afin de prévoir au mieux leurs interventions. (matériel, temps, organisation…. )
Les conseils malins
La gestion du temp de mon planning ?
Nous vous proposons des prestations dans lesquelles la gestion du temps devient notre problème, nous étudions ensemble votre projet pour créer un filage le mieux adapté à vos envies. Dans ce filage, nous intégrerons les surprises de vos invités en fonction de vos prérogatives, de ce qu’il est possible ou pas de faire dès lors qu’ils nous contactent.
Nous nous chargeons de la coordination avec votre traiteur le jour même. Notre objectif est que de 18H à la fin de votre évènement, vous vous laissiez porter pour profiter.
Comment se déroulera la restauration ?
Pour qu’un évènement mariage ou autre soit réussi, il est primordial que les convives mangent bien. La restauration est, dans la plupart des cas, confiée à un restaurant ou un traiteur. Il faut aussi choisir les menus proposés à table ou au buffet (viande, végétarien, poisson, etc.). Pour le fromage, privilégiez des petits plateaux par table au buffet, permet de gagner sur la longueur du repas.
Attention, lorsque vous gérez vos repas type buffet ou autre, nous vous conseillons de prévoir quelqu’un pour la mise en place.
Il est souvent compliqué de lancer une soirée dansante après 23H.
Quelles seront les animations prévues ?
Pour mettre l’ambiance à la fête, il faut choisir le type d’animation le mieux adapté à la majorité des invités. Les jeunes solliciteront plutôt un DJ tandis que les moins jeunes préfèreront un groupe d’animateurs.
Nous vous conseillons d’intégrer des animations qui vous ressemblent.
Il faut aussi privilégier pendant le repas une animation qui évite les mouvements de personnes pour laisser la place au traiteur pour débarrasser et envoyer le plat chaud sans contrainte afin de préserver la qualité de la cuisson du repas pour éviter les déceptions.
Faut-il offrir des cadeaux aux invités d’un mariage ?
Cette pratique n’est pas obligatoire, mais elle fera cependant plaisir à vos convives.
La possibilité d’offrir des cadeaux dépendra essentiellement du budget dont vous disposez. Il est à noter qu’il n’est pas nécessaire que ces cadeaux soient de grande valeur.
Les présents peuvent être juste à titre symbolique. Comme on dit, c’est le geste qui compte.
La gestion de l’alcool pour ma soirée ?
Nous vous conseillons d’éviter certains alcools au moment du vin d’honneur, avec l’effet de la chaleur combiné à celui des alcools forts, il peut arriver que certaines tensions ressortent ou que des invités aient un comportement qui tourne à la dérive. Nous vous recommandons donc de plutôt privilégier des cocktails légers comme du punch, mojito… ou la dilution peut être gérée, de la bière ou du vin.
Une pose rafraichissante ?
Vous revenez de votre cérémonie à la mairie et vous allez faire une cérémonie laïque ou simplement vos photos. Offrez un moment de rafraîchissement à vos invités avant de sortir les cocktails et boissons alcoolisées avec des softs. Cela permet à vos invités de se désaltérer avant de continuer la journée, ou tout simplement d’éviter de faire monter le taux alcool trop vite. Bon à savoir : avec la chaleur, l’alcool accentue la fatigue de vos invités déshydratés.
Quelle taille pour ma piste de danse ?
Afin d’optimiser l’effet de masse sur la piste et permettre aux danseurs les moins à l’aise de venir, de maintenir une ambiance même en cas de changement de style, nous vous conseillons de créer des petites pistes de danse.
Nous avons pu constater au fil du temps que plus votre piste est grande, moins les invités ont tendance à venir.
Alors que l’inverse permet d’obtenir un effet de groupe entrainant. Nous vous conseillons donc de prévoir 1m2 pour 3-4 personnes.
Combien de personne par table et type ?
Pour les tables, rondes, carrées… le format est une question de goût et de place, cependant prévoir la possibilité de circulation est indispensable pour les animations, le service et le confort de vos invités.
Comptez 1 mètre de distance entre deux chaises écartées de deux tables différentes.
Pour le nombre de personnes suivant les animations choisies, nous vous conseillons entre 8 et 12 personnes maximum.
Prenons notre exemple du jeu buzz party à ce jour, nous avons 12 Buzzers donc ça limite le nombre de tables.
Prévoir un coin vestiaire ?
Un coin vestiaire est une solution pour pouvoir laisser les vestes, l’entrée est libérée, la circulation autour des tables aussi. Notamment dans les petites salles ou lorsque la place commence à manquer avec un volume de tables important.
Comment gérer le photobooth ?
Pour la partie cocktail, nous mettons le photobooth à l’extérieur puis nous le rentrons au moment du repas pour que vos invités profitent au maximum de l’animation.
Pour que les photos aient un rendu personnalisé, vous pouvez aménager un fond et ajouter quelques accessoires en commande libre chez des vendeurs type Amazon…
Nous pouvons également vous proposer des fonds photos au studio.
Concernant les impressions, nous avons fait le choix de ne pas lancer l’impression systématique ce qui vous permet de pouvoir profiter de la version numérique pour s’amuser et occuper les enfants. Et au moment ou votre prise de vue vous correspond vous imprimez votre session.
Comment occuper les enfants ?
Créer un coin enfants ? Rien de plus simple, pour la partie extérieure quelques jeux en bois, tubes à bulles…
Et en intérieur, si vous avez une pièce dédiée ou à défaut un coin de la salle, quelques tapis de sol, des coloriages, et quelques jeux simples adaptés à leurs âges.
Évitez de mettre des pièces de jeux trop petites surtout s’il y a des petits enfants pour éviter tout risque d’étouffement ou autre.
Vous avez aussi la possibilité de confier cette mission à une nourrice d’évènement ou parfois même, vous pouvez voir avec votre propre nourrice qui propose ce type d’extra.
Comment gérez vous les imprévus le jour du mariage ?
Impliquez vos témoins dans l’organisation est un moyen simple pour leur confier les petits tracas du jour du mariage, comme un disjoncteur à remettre, une rallonge électrique manquante…
Nous vous conseillons aussi de leur laisser une liste avec les numéros de téléphone des entreprises auxquelles vous avez pris du matériel pour pouvoir les contacter rapidement.
Les témoins arrivent à régler presque tous les problèmes, ça vous évitera du stress qui vous empêche de profiter de votre journée.
Prévoir le mauvais temps pour un mariage en extérieur ?
Que ce soit pour les photos ou pour la partie cocktail en évènementiel, la règle d’or c’est prévoir du repli.
Pour le vin d’honneur, vous pouvez vous tourner vers des sociétés de location de Barnum, chapiteau… ou tout simplement ça peut être un préau ou la salle du lieu de réception.
Pour les photos, lors de la reconnaissance avec notre photographe, vous essayerez de mettre en place des solutions comme un vieux moulin, un cave à vin, une vieille grange… afin de pouvoir faire les photos en lien avec vos envies, à l’abri en cas de pluie.
Prévoir la fin de soirée ?
En fin de soirée, nous viendrons vous voir dès que le nombre d’invités nous semble raisonnable pour continuer afin de faire le point sur d’éventuelles heures supplémentaires.
Nous vous conseillons aussi de prévoir une petite enceinte autonome pour finir votre soirée tranquillement en petit comité, amis, famille… Autour d’un verre, quelques souvenirs et quelques anecdotes.
Vous pouvez profiter de notre service locatif pour ça, l’enceinte est mise à disposition du jeudi ou vendredi pour installer au lundi.